CONSEJOS EXCEL

Muchas veces, me han solicitado ayuda normalmente relacionada con EXCEL. Es por esto que he decidido abrir esta nueva plataforma en donde a través de ejemplos sencillos se podría volver mas eficiente el actuar de la profesión y el profesional en sí.

Por lo menos, una vez al mes publicaré alguna actividad que posiblemente mejore en alguna medida las habilidades de quién consulte la página.


Ejemplo Dos (2). SIMULACION DE ESCENARIOS

Desarrollo de la simulacion uno Planeación Tributaria.

1. ANALISIS Y SI - Buscar Objetivo. Es una herramienta supremamente practica para llegar al RESULTADO ESPERADO. Basta con saber cuan es la variable dependiente y el resultado esperado.

En este caso tenemos con Variable dependiente los INGRESOS y como resultado esperado el IMPUESTO A PAGAR.

Damos click en BUSCAR OBJETIVO, el cuadro de dialogo es como el que sigue:

En este caso:

DEFINIR CELDA = RESULTADO ESPERADO

Con el Valor:         =  Escibir el valor a pagar por impuesto ( $3.000.000)

Para cambiar la celda = VARIABLE DEPENDIENTE (INGRESOS)

Una vez claro los conceptos del cuadro de dialogo, excel calculará el escenario establecido proporcionando la solución mas optima al requerimiento.

EL RESULTADO:

Ahora veamos otro ejemplo:

Ejemplo Dos (3). SIMULACIÓN DE ESCENARIOS. SOLVER

Previsión de indicadores con base en Estimados. La misma metodología del ejercicio anterior, con la diferencia en que para el presente ejemplo trabajaremos ANÁLISIS DE INDICADORES, en donde las directivas se trazan dentro de sus PLANES OPERATIVOS tener al final del año 2013 la siguiente situación financiera:
        INDICE DE LIQUIDEZ = 1,78
        INDICE DE ENDEUDAMIENTO = 0,2
        Efecto sobre el capital de trabajo.
Se tiene como información base, los indicadores del año base (año anterior), asi:

LA SOLUCIÓN: SOLVER

A diferencia de la solución mediante la búsqueda del objetivo -pese a que su esencia es la misma- es que con SOLVER puedes guardar los escenarios para análisis mas amplios y no es necesario re-programar los variables, puesto que con BÚSQUEDA OBJETIVO es necesario replantear una y otra vez los parámetros de acuerdo a los escenarios a estudiar. 

En este caso, vamos a tomar como objetivo la celda INDICADORES FINANCIEROS ESPERADOS, en el parámetro "PARA", daremos click en "Valor de", al cual escribiremos LOS INDICADORES ESPERADOS, cambiando en este caso, el pasivo corriente para el primero y el pasivo Total para el segundo, de tal manera que los resultados serian:

INDICE DE LIQUIDEZ = 1,78

Para que se diera el escenario esperado "en condiciones normales" el Pasivo corriente debería ser de           $ 146.912.744

Para el escenario dos, en donde se plantea como objetivo tener un indice de endeudamiento por lo menos del 0,2; la solución de solver es:

Para este caso, es necesario que las obligaciones de la organización "desciendan" a la suma puntual de $135.000.000, para que el indicador refleje la situación esperada.

Es así como desde nuestra profesión podemos generar valor a través del análisis de situaciones futuras que faciliten la previsión de futuros riesgos. 

Aprovecho para sugerir si sienten la necesidad de mejorar algo en su labor diaria ya sea como Contadores, como Asesores, como Administradores, etc; plasmen la situación en el correo electrónico jcamilosierracp@gmail.com y seguramente en este aparte se presentara la solución.

Cordialmente,

Juan Camilo Sierra Rodríguez

Contador Publico

Especialista en Tributaria

Diplomado en Calidad

Ejemplo Uno (1). FORMATO CONDICIONAL Y GRÁFICAS EN SITIO. 

Sabían ustedes que se pueden hacer gráficas en excel en el mismo sitio de los datos?

Supongan uds que tienen el resultado de una consulta de su software contable, de la cuenta PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO. En donde quieren identificar cuales son los que mayor valor en libros tienen, con el objetivo de diseñar política de inventarios, determinación de grados de responsabilidad, o simplemente un informe ante las directivas de la organización. Normalmente las comparaciones de valores se hacen mas de forma manual que de forma sistémica. A continuación mostraré la forma como se podrían presentar los datos de una forma sencilla y sobretodo eficiente:

1. Información presentada en forma de tabla, con las cuentas del código 15, discriminadas, y expresadas en porcentaje de participación por cuenta mayor (nivel 4) y por auxiliares (nivel 5)

2. Se desea presentar dicha información "de forma gráfica" como insumo para las directivas de la organización para la toma de decisiones y generar la política de inventarios, así:

Se presenta a modo de ejemplo la primera grafica relacionada con cuentas mayores

3. NUEVA PROPUESTA. Gráficas en sitio. Como se ve en el ejemplo anterior, la presentación de información en forma de gráficas, normalmente se presenta de la forma anterior. A continuación les mostraré la forma como se podría presentar en GRÁFICA DE BARRAS, pero, en el mismo lugar en donde se presentan los datos:

4. Como se hace? 2 únicos pasos.

    Paso a: Seleccionan los datos que se quieren graficar: Supongamos que en la columna llamada "% PARTICIPACIÓN CUENTA MAYOR" está situada desde "D2:D17"

   Paso b: PESTAÑA INICIO_FORMATO CONDICIONAL_BARRAS DE DATOS.

Para la columna de % participación Auxiliar, adicionalmente combine los mismos paso a y b, y adicione "Escalas de Color". En donde la Gráfica es la misma, solo que Cada color tiene su significado: Verde (Alto), Amarillo (Medio) y Rojo (Bajo)

Funciones del FORMATO CONDICIONAL:

a) Permite analizar de forma eficiente, datos mas o menos representativos, datos seleccionados por intervalos, datos iguales a una búsqueda especifica (cuando queremos seguir a una cuenta contable en especial), selección de datos en una fecha especifica, Valores que están duplicados (excelente cuando no nos cuadra la información), Graficación en diferentes formas, adicionalmente de las barras, también tiene identificación por símbolos.